【仕事の基本】段取り・タスクの進め方の9ステップ
仕事はほぼ段取りで決まる、といった言葉もあるくらい、段取りが上手になることが仕事を成功させるための大きな要因の1つです。「段取り八分、仕事二分」や、下記の書籍のようにビジネスの場において、段取りの重要性は非常に高く認識されています。そこでこの記事では、仕事の段取りをうまく進めるための方法を9ステップでご紹介します。
そもそも段取りとは何か
すべての仕事には目的があります。段取りはその目的を達成するための「事前準備・計画」のことを言います。なんとなく仕事に着手するよりも、事前にきちんとした段取りをすることで手順が明確になり、仕事の質とスピードが上がることは言うまでもありません。
もちろん実際に仕事を進めれば、予想外のことが起き適宜手順の見直しに迫られることもあるでしょう。しかし、事前に準備してとりかかるのとそうでないのとでは、仕事の出来上がりに差が生まれるのは必然ではないでしょうか。
例えば資格の勉強を例に取るとわかりやすいかもしれません。資格には、仕事と同じ受験日という納期が存在します。そこまでに求められるレベルまで自分の知識を高めなければなりません。そのためには、参考書を購入し問題を解いたり、過去問に取り組む必要があります。これらを受験日までに終わらせるためには、スケジューリングも必要です。
段取りは仕事にとりかかるまでに使う時間なので、無駄に感じることもあるかもしれませんが、そうではありません。その後の仕事をスムーズに進めるためのビジネススキルの1つです。
できるビジネスパーソンの仕事の進め方
段取りをきちんとすることで、仕事の出来が変わってくることがわかりました。そこで次の9つのステップ踏むことで、段取り上手を目指しましょう。
1. 仕事の目的を明確化
すべての仕事には目的があります。自分がこれから取り組む仕事にはどんな目的があるのか、まずはそこを明確にしましょう。例えば、営業で新規の受注を増やして売上を伸ばしたい、であったり新たなターゲットに対して新商品を開発し、自社の収益アップを図りたいなどです。
2. 期限の確認
次に行うのは、ゴール達成の期限を確認します。期限を守ることはビジネススキルを高め、高い成果を生むことに直結するので非常に重要です。
3. タスクのリスト化
期限が決まれば、次にタスクをリスト化し、とりかかる準備を進めます。リストはExcelやノートなどに可視化することで、具体的なイメージが湧きやすくなるでしょう。最初仕事は大きな塊のような存在ですが、分解・分類しタスクに落とし込むことで、スムーズに仕事を進めることができます。
4. タスクの優先順位づけ
タスクをリストアップできたら、次はとりかかる優先順位をつけます。優先順位は重要度・緊急度で四象限に分けると良いでしょう。下の図は有名なフレームワークなので参考にしてください。
5. スケジューリング
タスクに優先順位をつけたら期限に間に合うようスケジューリングを行います。期限から逆算してスケジュールを組むことが重要ですが、できる限りバッファを持って組むことがポイントです。仕事は時として不足の事態が起こりうるので、何事も前倒しで進めるとようでしょう。早めに仕事を終わらすことができれば、「仕事が早い」という印象も与えることができます。
6. 計画の実行
ビジネスパーソンは同時に複数の仕事に取り組まなければならない状況が多々あるかと思います。そのため、仕事を計画通りに進めるために何をすべきか常に考えながら行動することが必要です。思うように進まない場合は、何が阻害要因なのか、それを排除するためには何をすべきなのかを念頭に起き、スケジュール通りに計画を実行します。
7. 難しい仕事からとりかかる
計画実行のポイントは、まず難しい仕事から取り掛かルコとです。上の図でいうと①ですね。難しい仕事というのは「どうしたら良いかよくわからない」ことが多く、自分一人で進めることも困難な場合が多いです。そのため終わらせるのに非常に時間がかかるため、スケジュールの終盤で始めたのではゲームオーバーになってしまうこともしばしばあります。人に相談したり、誰かに頼ったりする必要があるのであれば、早め早めで動いておくことがおすすめです。
8. ホウレンソウの徹底
タスクを進める上で重要なのがホウレンソウです。ビジネスの場ではあまりにも有名ですが、ホウレンソウを徹底することで、上司を安心させることができますし、自分が困っていたり・誤った方向に進もうとしている時に力を借りることができるので、仕事の成功確率も上がります。
9. 計画と実績の比較・評価
評価とは、計画した見込みと、実際にかかった実績を比較し、よかった点・悪かった点を洗い出し、内容を精査することです。今回の案件がうまく進められたからといって、それが偶然だったのか、計画がよかったのかを検証しないと次回以降のタスクに生かすことができません。
有名な振り返りのやり方としてはKPTなどがあります。ぜひ参考にしてみてください。
まとめ
いかがでしたでしょうか。中には耳にしたことがある内容もあるかもしれません。どれも仕事の基本的なことで、一つ一つを実行することはそれほど難しくないかもしれませんが、徹底して続けられる人は、ビジネスパーソンの中でもごくわずかです。実践を通して段取りを身につけていきたいですね。
本記事を執筆するにあたって、下記の記事を参考にしました。
